تقرير لجنة السياسات 4/2/2016

IMG_9576


اجتماع
أعضاء لجنة السياسات    

بغداد 4/2/2016

تم اجتماع أعضاء لجنة السياسات في شبكة العيادات القانونية بحضور المكتب التنفيذي ومدير مشروع الديمقراطية وحقوق الانسان وسيادة القانون للمدافعة وحماية حقوق النازحين لمراجعة السياسة المالية واللوائح ومصادقتها.

أعضاء لجنة السياسات ومناصبهم /

  • رئيس اللجنة – غسان شمخي – صدى
  • المقرر – محمد جمعة
  • عبد العال طعمة – عضو
  • عذراء الحسني – عضو
  • سعد البطاط – عضو

وفق الاجندة تم مناقشة ومراجعة السياسة المالية والتي وجد انه ليس هناك اي تعديل ويتم اعتماد هذه النسخة ليتم المصادقة عليها من قبل الهيئة الادارية، ثم الاطلاع على اللوائح ومراجعتها وكان كالاتي:

  • اللائحة الاولى / المحاسبة والمشتريات والتدقيق: وبحضور ادارة مشروع تم الاقتراح بان تعد الشبكة بنسخة من لائحة مشتريات ليتم التعديل عليها وفق ما ينطبق مع النظام الداخلي الخاص بالشبكة
  • وتم البدء بفقرات هذه الائحة فتم الاتفاق على ازالة مصطلح المجتمع الدولي اما الفقرة الخامسة فيجب ان يكون بوصل قبض في حين الفقرة الثامنة فيجب ان يكون تحت ادارة المدير التنفيذي ، الفقرة التاسعة ان يتم المناقلة وذلك بعد استحصال موافقة المانح ، الفقرة الحادية عشر ان تدفع الاجور والعلاوات حسب ما هو مقرر من قبل الشبكة ، كما ان الفقرة 11 ترتبط بالفقرة 12 ، ان يتم دمج الفقرة الخامسة عشر مع الفقرة السادسة عشر .
  • كل مانح لديه سياسة مشتريات خاصة به والسجلات المالية بسجل واحد لكافة المنح وهذه مسؤولية المدير المالي والذي بدوره يقوم برفعها الى الامين المالي بالهيئة الادارية .
  • ان يكون الافصاح المالي من قبل مجلس الادارة امام دائرة المنظمات .

 

  • اللائحة الثانية / التقارير المالية والنشاطات :

هناك نوعين من التقارير وهي تقارير النشاطات والتقارير المالية

1 / تقارير النشاطات ما الربط لاعتبار تقرير النشاطات ضمن اللائحة وذلك لان النشاط يحوي مصاريف مالية عن تنفيذها تلك التقارير ترسل الى قسم المنح من اجل الحصول على الدفعة الثانية علما انها تحصل على دفعة اولية تشغيلية ،  وأن تقرير النشاط يكون فصلي ويتم تقديمه الى الهيئة العامة .

2 / التقارير المالية – التقرير المالي يجب ان يكون شهري ويتم رفعه من قبل المكتب التنفيذي الى الهيئة الادارية ولكل منحة محاسب ومدير مالي واحد لكافة المحاسبينن والذي بدوره يقوم باعداد التقرير ورفعه للامين المالي  ويشمل التقرير كذلك مقترح المصروفات للنشاطات القادمة .

وكل منحة يجب ان يتم الذكر فيها ان نسبة 2% لابد من بقاءها في حساب الشبكة كايراد في حالة الحاجة لها عند الضرورة ليتم اعتبارها كميزانية احتياطية عند اي طارىء  .

مقررات الاجتماع :

  • ان يكون مدير مالي واحد للشبكة ومحاسب خاص لكل منحة ويكون راتب المدير المالي على اي منحة .
  • في نهاية السنة اذا كان هناك فائض مالي من اموال الشبكة لذا توضع ميزانية خاصة بها ومعها سياسة توثق الصرفيات .
  • ان يكون هناك وصل قبض خاص بالشبكة ليتم توقيعه وختمه .
  • أن يتم وضع سقف زمني للرواتب والاجور من قبل الهيئة الادارية .
  • ان يتم اعداد سجل التبرعات الذي يختلف عن سجل الجرد .
  • اعداد لجنة بيع اثاث من قبل المكتب التنفيذي والهيئة الادارية .

IMG_9589